Informatique, Bureautique

Une offre croissante de solutions bureautiques

La bureautique regroupe l’ensemble des techniques visant à faire exécuter par des outils tout ou partie des tâches de bureau. Elle recouvre les outils de communication que sont le traitement de texte, celui de l’image et de la voix ainsi que les moyens de (télé-) communications nécessaires à la diffusion des données.
Bureautique
Parallèlement, la miniaturisation des produits et la baisse de leur coût les rendent désormais accessibles à un plus grand nombre d’entreprises. Et chaque jour apparaissent de nouveaux terminaux téléphoniques, des photocopieurs, des télécopieurs, des imprimantes, des scanners, des vidéo-projecteurs, des assistants personnels, des produits « nomades » et autres équipements multi-fonctions qui copient, dupliquent, impriment et diffusent l’information.

Place aux produits multifonctions

Le numérique a mis fin à l’ère de l’analogique. Aujourd’hui, le poste de travail peut intégrer une multitude d’équipements numériques aux fonctionnalités les plus diverses. Les fabricants proposent des outils « tout-en un » qui peuvent saisir, capturer, copier, scanner, sauvegarder, faxer, imprimer et diffuser via un réseau interne ou via le web tous types de documents (textes, images, son…). Mais si ces outils sont efficaces par eux-mêmes, on notera qu’ils ont le plus souvent été conçus pour être complémentaires, et qu’ils dévoilent toutes leur possibilités lorsqu’ils sont utilisés au sein d’un même processus. En effet, quelle utilité peut-on tirer d’une caméra vidéo si l’on ne sait pas transférer l’image acquise sur un autre poste ? Et que faire la présentation Powerpoint si l’on ne parvient pas à la présenter sur un écran LCD ou à la diffuser sur un autre poste situé dans une autre ville ? Cela implique généralement que les utilisateurs soient familiarisés à l’interconnexion et l’interaction qu’offrent ces outils. La convivialité devient aussi un enjeu majeur car un outil qui offre des fonctions avancées se doit d’être « manipulable » par le plus grand nombre. Et les fabricants l’ont bien compris…

Simplicité et convivialité pour tous

La tendance est la miniaturisation des outils et à leur (relative) simplification d’utilisation. Il y a quelques années, une présentation de produits se pratiquait avec d’incontournables transparents. Les solutions logicielles telles que Powerpoint (et dans une moindre mesure Flash) sont passées par là. Aujourd’hui, on peut produire des présentations interactives et/ou animées modifiables. Ces documents – dans lesquels on peut insérer du texte, du son, des images ou de la vidéo – peuvent être diffusés sur écran (grand écran, LCD…) à partir d’un simple PC. Les supports de diffusion de type projecteur LCD ont, eux aussi, été améliorés et leurs prix ne sont plus prohibitifs. Il existe des solutions légères et abordables qui éclipseront toutes les volontés de recourir au Barco d’antan et autres carrousels de diapos. Certains projecteurs peuvent même faire office de simples moniteurs lorsqu’ils sont connectés à un PC ou terminal vidéo. Ils constituent alors une solution de choix pour visualiser le contenu de tout magnétoscope, disque dur, lecteur de CD/DVD. Mais pour que tout un chacun puisse diffuser des textes, des images ou du son en interne ou sur un réseau externe, il est indispensable de disposer de réseaux de communication adéquats.

Le numérique au service du réseau

Les opérateurs de télécommunications proposent des solutions réseaux toujours plus performantes. Certains systèmes comme les autocommutateurs IP peuvent être couplés au système informatique interne afin de doter celui-ci d’un centre d’appel informatisé qui offrira de puissantes fonctionnalités : identification des appels, archivages des données sur les correspondants, gestion des messageries, appels depuis chaque PC. Parallèlement, la mise en réseau (via ethernet) de chaque poste de travail favorise leur interopérabilité. Le réseau interne permet aussi de partager certains périphériques coûteux (écran géant, imprimante couleur,…). Certains opérateurs vont plus loin en proposant des solutions d’audioconférence et de visioconférence. Depuis peu, on assiste à la mise en place de réseaux locaux sans fil qui présentent l’avantage de supprimer le coût des installations câblées et de communiquer avec les collaborateurs « nomades ». Ces solutions reposent principalement sur les technologies naissantes : Bluetooth, HiperLAN et Wi-Fi (ou ethernet sans fil) en tête.

Outils nomades et télé-travail

Les ordinateurs portables, PDA et autres terminaux mobiles offrent aux collaborateurs la possibilité de travailler et de communiquer lors de leurs déplacements. Ces terminaux sont dotés de fonctions standard ou  » à la carte  » qui se révèlent particulièrement efficace pour organiser le travail des équipes techniques et de maintenance (agenda, liste des RDV, localisation de la panne, commande des pièces, compte rendu de visite) ou celles des services commerciaux (fiche client/prospect, fournisseurs, données de commande…). Les protocoles de communication sans fil permettent d’accéder en temps réel aux informations présentes sur le serveur central ou sur un poste de travail donné. Les données peuvent dès lors être mises à jour par synchronisation. Et ce ne sont là que les prémisses d’une mutation plus profonde qui touchera l’organisation du travail dans son ensemble. Car toutes ces innovations ne sont-elles pas à l’origine du développement tout récent de ce que l’on appelle le télétravail

Des progiciels à profusion

Intranet, groupwares, bases de données, multimédia, commerce électronique,… les solutions professionnelles sont légions et leur nombre ne cesse de croître chaque jour. Il est impossible de dresser ici une liste exhaustive des divers outils disponibles sur le marché. On retiendra cependant l’utilisation croissante des logiciels de facilities management (FMAO) ou logiciels de gestion des services généraux qui permettent de gérer une quantité phénoménale d’informations sur la (bonne) marche de la collectivité : états des stocks, contrôle des mouvements de personnes, gestion des flux de marchandises, gestion du parc automobile, des fournitures, des livraisons. Ces programmes peuvent être couplés à des logiciels de maintenance (GMAO) afin d’optimiser le suivi des travaux, la surveillance des réseaux de communication, du parc machines…
Lorsque l’entreprise possède un parc immobilier d’envergure, toutes ces données peuvent être intégrées dans un programme plus global de Gestion Technique de Bâtiments (GTB), les données collectées étant ensuite traitées en backoffice pour être analysées comptablement par des logiciels de gestion intégrée. Ces progiciels sont toutefois réservés aux structures moyennes car leur intégration nécessite des coûts d’installation et de formation relativement élevés, mais elles permettent de réduire les coûts de 10 %.

ABCom Services

ABCOM Services peut proposer à ses clients une offre toujours plus abondante d’outils pour optimiser les échanges de données tout en facilitant le travail des collaborateurs nomades ou sur site. Les choix seront faits en fonction de la stratégie et devront surtout prendre en compte les attentes de l’ensemble des utilisateurs. N’hésitez pas à nous contacter pour tout projet